Οδηγίες Ασφαλείας για Ομαδικές Εκδηλώσεις (Εκθέσεις-Συνεδριακός Τουρισμός)

Ο κίνδυνος που δημιουργείται από τη συγκέντρωση πολλών Στελεχών σ' ένα χώρο, απαιτεί εφαρμογή αυξημένων μέτρων ασφαλείας.

Παρακάτω είναι μία λίστα γενικών οδηγιών ασφαλείας εκδηλώσεων:

- Τα δωμάτια των ξενοδοχείων που πρόκειται να χρησιμοποιηθούν για την εκδήλωση, θα πρέπει να επιθεωρούνται από τον Υπεύθυνο Ασφαλείας, πριν την είσοδο των στελεχών, για να εξασφαλιστεί ότι τίποτα και κανείς δεν έχει εισέλθει λαθραία στο χώρο.
Σε ειδικές περιπτώσεις, συνιστάται ο έλεγχος με την συνοδεία σκύλου-ανιχνευτή εκρηκτικών...
- Στην περίπτωση που η εταιρεία χρησιμοποιεί, αποκλειστικά για δική της χρήση, αεροσκάφος (νοικιασμένο ή ιδιόκτητο) και χρειαστεί να διανυκτερεύσει σε αεροδρόμιο, πέραν του προγραμματισμένου αρχικού προορισμού, θα πρέπει να γίνουν οι σχετικές προβλέψεις για την προστασία του (από ένστολους και ένοπλους Αξιωματικούς της τοπικής Αστυνομίας ή από συμβεβλημένους ιδιωτικούς φρουρούς ασφαλείας).
- Το γραφείο δημοσίων σχέσεων του ξενοδοχείου δεν θα πρέπει να κάνει καμία αναφορά στην εταιρεία! Η δημοσιότητα και η κάλυψη του γεγονότος από τον τύπο θα πρέπει να είναι η ελάχιστη δυνατή. Συνιστάται η διατήρηση της ανωνυμίας του στελέχους. Η ανωνυμία αυτή είναι σημαντικός σύμμαχος για την ασφάλεια του επισκέπτη...
- Αν είναι εφικτό, τα δωμάτια του ξενοδοχείου που καταλαμβάνει το προσωπικό της εταιρείας θα πρέπει να βρίσκονται στο ίδιο τμήμα του ξενοδοχείου. Επιπλέον θα πρέπει να γίνει πρόβλεψη για την πρόσληψη ενός Υπευθύνου Ασφαλείας, που θα περιπολεί κατά τις βραδινές ώρες ή ακόμα και επί 24ώρου βάσεως, στο διάδρομο κοντά στα δωμάτια των επισκεπτών, καθώς και στα δωμάτια όπου θα γίνονται οι συγκεντρώσεις των στελεχών.
- Η πρόσβαση στις ομαδικές αυτές εκδηλώσεις / συγκεντρώσεις των στελεχών θα πρέπει να ελέγχεται και να αποτρέπεται η είσοδος μη εξουσιοδοτημένων προσώπων σε αυτές. Αυτό μπορεί να αποφευχθεί με την τοποθέτηση ενός μέλους της συνεδριάσεως έξω από την πόρτα και την ανάθεση σ’ αυτό των καθηκόντων "receptionist". Η είσοδος μπορεί να επιτρέπεται είτε μετά από αυτοπρόσωπη αναγνώριση ή μετά από έλεγχο ταυτοτήτων/προσκλήσεων.
- Τα διάφορα έντυπα, "πακέτα πληροφοριών" που παρέχονται στους συμμετέχοντες, θα πρέπει οπωσδήποτε να περιλαμβάνουν το όνομα και το τηλέφωνο του μέλους του προσωπικού που είναι υπεύθυνο για την ασφάλεια! Το προσωπικό ασφαλείας θα πρέπει να είναι εφοδιασμένο με μία λίστα για επικοινωνία σε περίπτωση κινδύνου, που θα περιλαμβάνει και τους αριθμούς τηλεφώνων του πλησιέστερου νοσοκομείου, των υπηρεσιών νοσοκομειακών οχημάτων, του αστυνομικού τμήματος και του πυροσβεστικού σταθμού.
- Θα πρέπει να γίνει πρόβλεψη για την ενοικίαση pagers ή κινητών τηλεφώνων, ώστε να εξασφαλιστεί η άμεση επικοινωνία όλου του προσωπικού σε περίπτωση κινδύνου.
- Με το τέλους των εργασιών του Συνεδρίου, το προσωπικό θα πρέπει να επιθεωρεί όλα τα δωμάτια των επισκεπτών και τους χώρους όπου διεξήχθησαν οι εργασίες, ώστε να εξασφαλιστεί ότι οι συμμετέχοντες δεν έχουν ξεχάσει έγγραφα, προσωπικά αντικείμενα ή άλλο εξοπλισμό...